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面倒な入力作業をショートカット~身近なところから始めるDX~

面倒な入力作業をショートカット~身近なところから始めるDX~

ここ数年、デジタルを活用することで業務効率や生産性を向上させる「デジタルトランスフォーメーション」(DX)が話題です。最近は、大企業はもちろん、中小企業のなかにもDX に取り組み始めている企業が増えてきています。しかし、「DX 実現のためにIT ツールの導入を進めたのに、なかなか浸透していない」という課題を持つ企業も少なくありません。

社員A
顧客管理システムや日報管理システム、あまり活用できていないよね
社員B
キーボードでいちいち入力するの、面倒だから…
社員A
そもそも、作業現場から入力できないよね
社員B
最近は音声で入力できるサービスもあるらしいよ。うちでも使えたら便利なのに…

■システム活用のカギは「音声入力」

DXを実現するために、業務プロセスを見直してデジタルシフトを進めている企業は少なくありません。たしかに、システムが想定通りに使われれば、業務効率や生産性の向上が見込めます。
たとえば「日報」であれば、システムに入力することで、過去の情報を検索できたり、ノウハウや必要な情報をメンバー同士簡単に共有したりできるようになるなど、さまざまなメリットがあります。

しかし、「システムへの入力が手間だ」、「紙の方が作業が早い」といった理由から、システムを利用できない状況にある場合もあります。このような場合、システムのメリットが半減し、管理工数の増加という悲劇を生んでしまうかもしれません。
導入したシステムを使わない理由はさまざまですが、そのひとつに「入力のしづらさや手間」があります。パソコンのキーボード入力が苦手というケースや、業務中は両手を空けることができないケースもあるでしょう。また、そもそも作業現場に入力端末がなく、入力作業のためだけに場所の移動を余儀なくされ、無駄な工数と時間がかかっているという現場もあります。これらの場合、入力作業をサポートする策を講じる必要があります。

たとえば、スマートフォンなどを利用した音声入力を活用する方法が功を奏するかもしれません。スマートフォンには音声入力機能が付いているので、操作などを音声で行ったり、文字を音声で入力したりすることができます。実はこれも、AI活用のひとつ。スマートフォンに搭載されたAIが音声を認識し、その情報に基づいて操作をする仕組みになっています。
業務で使用するシステムにもこのような音声入力を活用できれば、キーボードを触らずに入力できるようになります。ただし、スマートフォンの音声入力をそのまま応用することはできません。スマートフォンの場合、音声を認識して文字入力を行うことはできますが、システムへの登録には不向き。入力したデータを別のデータベースやシステムに登録するためには、該当システムを起動し、システム上で操作を行う必要があります。

そういった問題を解決するために、AIを利用して音声を解析、必要な情報を分類・変換し、別のデータベースやシステムなどに登録できるサービスが登場しています。
これらのサービスを活用すれば、「今日はA社に訪問しました。確度はB」とスマートフォンに話しかけるだけで、きちんと日報システムに登録できるようになります。
音声入力以外に、メールやLINEなどで書き込んだ内容をシステムに反映させるといったことも可能です。もちろん、日報システムだけでなく、顧客管理システムなどの業務システムでも使用することができます。入力作業を音声入力に置き換えることで、PCを利用できない現場での入力業務を軽減することができるでしょう。
企業が置かれている状況は千差万別です。どんな課題も解決できる万能なサービスはありません。また、自社の課題を解決するためには、業務上の課題を正確に把握することが重要です。まずは課題を整理し、利用できるサービスがあれば適切に利用していきましょう。